编按：

会议记录是办公室里行政秘书的一项日常工作，看似简单，真正做好并不容易。如何才能做好会议记录呢？下面，咱们就一起来看一看吧！

这时，95后小弟Kevin耸耸肩吐槽到：“上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃，哈哈哈哈哈……别躺了，一会儿老板找你要会议记录了，赶紧干活儿吧打工人”。

开会，是所有职场人都绕不过去的坑。但是会议却是讨论问题、统一共识、推动工作的重要一环。

一场高效的会议，离不开会前精心准备、会中积极控场和记录、会后总结和排版会议记录几个方面。下面，咱们就来聊一聊。

一、 会前精心准备

会前准备工作的重要性占到整个会议50%，倒不是说印资料的庞大工作量，而是会前沟通和准备做足了，会议才能高效顺畅，跟“题好文一半”一个道理。

01.不打无准备的仗，不开无议程的会

开会是大家围绕问题进行讨论和发言的，如果连要讨论什么都不明确不清楚，那与会者“失焦”、“跑题”肯定在所难免。因此需要了解和明确“会议议程”，并且向所有与会者清楚传达讨论的主题、时长和目标。

02.不该来的人别请，该来的要请到位

如果是讨论问题和解决方案的会议，最好只邀请与问题相关的人员。因为一旦人数太多，就难以组织有效的讨论，导致会议低效、与会者身心疲惫。如果要邀请旁听，那旁听的人非必要时只听不发言。

03.通气步骤不能少，轻量沟通来加持

如果是申请预算、达成共识的会议，最好提前跟与会者通通气，在会议上，谁都不喜欢“惊喜”。可以在开会前两天，跟与会者发起轻量沟通，例如在饭桌上讲一讲、在工位上谈一谈、在走廊碰面时说一说、去TA的办公室聊一聊，总之要让与会者心中有数，同时了解他们的意向，以便你及时调整方向、减少决策阻力。

2.会中积极控场和记录

会议中，经常会出现与会者谈着谈着就离题万丈，导致很多无效的讨论，这时候就需要有主持人来控好场，严把时间和内容。

同时，会议中，与会人者的发言、讨论的核心观点、会议的决议等重要观点还需要记录人员将其记录下来。

01.主持人是一场会议成功的关键

在会议开始时明确会议议程。

会中主要任务就是“控制”。控制好每个议程的时间、与会者的发言时长和秩序、以及围绕主题的发言等。

会议结束时总结会议，看是否达成了讨论目标，把刚刚讨论的下一步工作计划再向与会者确认一遍。

02.记录会议内容

通常有以下几个要点和方法：

(1)开头。记录开头一般包括会议时间、会议地点、会议主持、参会人员等。

(2)会议主题。无论是什么会议，都有一个或多个会议主题，需要记录清楚，多个议题记得标注好序号。

(3)记录正文。如果是一般会议，只要有重点地、简明扼要地记录与会者的讲话和发言，不必“有闻必录”。如果是特别重要的会议，就要作详细记录，尽可能记下每个人发言的原话，不管重要与否。主要有以下几个原则：

3.会后总结和排版会议记录

散会后，各自分头去落实会议的共识。但此时，会议中讨论的核心观点、所有表决项目都需要及时整理和制作成会议记录，并派发到与会者和相关部门，以便制定下一步计划、开展具体的工作。

01.总结记录内容

开会时的记录比较匆忙，难免会有错字、语句不通顺、用词不精准等情况，因此，需要仔细较对和总结。

02.排版会议记录

怎么排版会议记录呢？这里提供2种方法，一是，利用“稿纸”制作标准打印版；二是，模仿手写B5版。

（1） 利用“稿纸”制作标准打印版

第一步：首先，对会上记录的内容进行设置，包括字体、字号、颜色和段落格式等。

第二步：然后，点击【布局】-【稿纸设置】按钮。在打开的对话框中设置【格式】为【行线式稿纸】，【行数*列数】为【20*25】，【网格颜色】为【自动】（即黑色），【页脚】为【作者，第X页，日期】，点击【确定】按钮。

第三步：双击页眉，进入页眉页脚编辑状态。选择稿纸横线，点击鼠标右键，选择【组合】-【取消组合】，然后选择外边框，按【Delete】键将其删除。这样，上边、左边和右边的框线同时消失，只保留横线，设置完毕！

小tips：稿纸模式下，字体可以更改，但字号被锁住，不能修改。行、列数为20*20和24*25的稿纸，可以【Ctrl+A】全选内容，复制粘贴到新的Word中打开，再设置字体大小。其他的行列数的稿纸，则可以直接用快捷键【Ctrl+[】和【Ctrl+]】调整字体大小。

（2）模仿手写B5版

第一步：点击【布局】-【纸张大小】-【B5】。

第二步：按【Ctrl+A】键全选会议记录内容，选择手写格式的字体（这里以沐瑶软笔手写体为例），并调整字号大小。

第三步：按【Ctrl+D】键打开【字体】对话框，设置【下划线线型】，这里咱们选择【点线】，点击【确定】按钮。

小tips：设置完成后，可以保存这个模板，下次使用时直接调用。

效果如图所示：

友情提示：

最后，还需要将制作好的会议记录派发给与会者和相关部门并存档。发送形式一般有2种，分为纸质版和电子版。

A.打印出来，装订好就可以呈送给相关人员。

B.如果是发送邮件，建议保存成PDF再发送，因为PDF文件不易被篡改。同时，邮件正文标题建议使用“x月x日会议记录，请确认”或者“x月x日会议记录，请查看完成时间”等带有行动性字眼的标题，以便驱使与会者点开查看并确定下一步工作计划。

以上就是今天的全部内容啦！希望对各位有帮助！我们下期再见！

Word学习交流请加QQ群：816626786

做Word大神，快速提升工作效率，部落窝教育《Word极速贯通班》直播课全心为你！

扫下方二维码关注公众号，可随时随地学习Word：

相关推荐：

3个Word隐藏技巧，只有老司机才知道！

5分钟学透Word模板，大大减少重复性工作！

3个Word中英文排版神技能，让你摆脱低效工作！
Word偏方：文档中竟然可以添加带滚动条的文本框，惊呆了!