跨文件查询的工作簿在保存时需要特别小心。因为，很可能你不知不觉就会造成文件泄密。个中缘由，恰好能回答一些朋友遇到的奇怪问题：为何没有引用的外部原始文件（数据）仍然可以查询数据？

为何没有引用的外部原始文件（数据），表格仍然可以查询？

为何说跨表查询的Excel表格存在更大的泄密风险？

小窝今天就来说说。

Excel不但可以跨单元格查询，还可以跨文件（工作簿）查询。

譬如下方成绩查询。查询表属于文件“21-1-12.xlsx”，成绩数据属于文件“成绩汇总.xlsx”。

当前是多条件查询，查询方法很多，小窝采用数组相乘的方式进行查询。

在C2中输入公式=MAX((A2='D:微信文章[成绩汇总.xlsx]Sheet1'!$A$2:$A$88)*($B$2='D:微信文章[成绩汇总.xlsx]Sheet1'!$B$2:$B$88)*'D:微信文章[成绩汇总.xlsx]Sheet1'!$C$2:$C$88)然后下拉即可查询。

注意，我们当前只查询了前4个人的数学成绩！！！记着这点。

接下来的查询文件保存很关键。不同的保存设置将决定收到查询文件的人是只能看到当前4个人的数学成绩，还是能看到所有人的所有成绩。

为了直接感受变化，请下载素材跟着小窝一起操作。

1.可以继续动态查询引用所涉及的所有数据

打开“24-1-12(1).xlsx”文件，继续下拉填充查询公式，会弹出“更新值：成绩汇总.xlsx”对话框，直接单击取消即可查看其他人的成绩。

关闭文件。

2.可以查看公式与已完成的查询数据但无法继续查询

打开“24-1-12(2).xlsx”文件，执行前方相同的操作，无法查看其他人的成绩。

3.只能查看已查询的数据

打开“24-1-12(3).xlsx”文件。单击C5单元格，没有公式，当然就无法查看其他人以及其他科目的成绩。

当大家在打开上面的文件时，手里并没有“成绩汇总.xlsx”这个文件。那为何会出现3种不同的结果呢？

第一种：保存前勾选了“保存外部链接数据”

在“文件 — 选项 — Excel选项 — 高级”的“计算此工作簿”下，Excel默认勾选了“保存外部链接数据”。启用该选项，保存时会将表格中引用的外部原始数据打包存储到文件结构中（不是工作表中）方便脱离原始数据查询。

因此，即便你手里没有表格引用的原始数据文件，你也可以继续查询。

打开“24-1-12(1).xlsx”文件，单击含查询公式（或数组运算）的单元格，从公式中复制任一查询路径，如“'D:微信文章[成绩汇总.xlsx]Sheet1'!$C$2:$C$88”，然后再空白单元格中输入等号后粘贴路径并回车，就可以得到被引用的外部数据。

如果外部原始数据是需要保密的，那么当前就泄密了。

第二种：保存前取消了“保存外部链接数据”的勾选。

如果取消“保存外部链接数据”的勾选，则保留公式中的外部链接路径，但不会将引用的外部数据保存到当前文件的结构中。因此，如果你没有引用的外部文件，就无法继续查询。

第三种：保存前断开链接

单击“数据”选卡中的“工作簿链接”（有些版本为“编辑链接”），在出现的窗口中可以看到当前表格所引用的外部文件。

单击“全部中断”可以让所有引用了其他工作簿的数据变成具体的值。效果等同选择性粘贴为值，公式消失，链接消失。如果只想断开某个文件的链接，则可以单击文件，然后选择“断开链接“。

Ok，今天的分享就到这里。对于为何没有外部原始文件（数据）仍然能查询、为何跨表查询的文件存在更大泄密风险，大家应该都明白了吧？

请分享和点赞，让更多朋友免于Excel泄密风险。

本文配套的练习课件请添加客服微信buluowojiaoyu索取。

做Excel高手，快速提升工作效率，部落窝教育Excel精品好课任你选择！

扫下方二维码关注公众号，可随时随地学习Excel：

相关推荐：

如何自定义格式？

为何颜色查找失效了？

为何双击填充不到位？

如何不让超长文本数字查找替换后不变成科学计数？

版权申明：

本文作者小窝；部落窝教育享有稿件专有使用权。若需转载请联系部落窝教育。