编按：

会议，是日常工作中的重要组成部分。作为一名办公人员，当你被领导安排组织会议并做好会议跟进时，应该怎样高效地去完成呢？一起来看看吧！

总公司又迎来了五年一次的述职大会，会务部门由平时的很忙变成了超级忙，早已经不会闻“会”色变的他们，也久违地瑟瑟发抖起来！Sunny小姐姐作为“忙人”的一员，最近也常常陷入“茫然”的状态。

因为这次述职大会，各地区分公司的参会人员共有100多个人，Sunny小姐姐不仅要统计参会人员名单，还要制作签到表，以及通知参会人员会议细节等，工作量巨大。

幸好，刚入职的新同事Tommy给Sunny小姐姐支了3招，把这些事儿的难度降低了几个量级，下面我们一起来看看吧！

一、“腾讯文档”在线收集表单，自动汇总成Excel数据

在以往的各种会议前，Sunny小姐姐都是将各分公司发来的Word统计名单文档或Excel人员统计表，依次打开并将其中的人员名单复制粘贴汇总成新的名单，这样做非常耗时且麻烦。

同事Tommy给她分享的这招，利用“腾讯文档”在线收集数据，高效地解决了这个痛点。

操作方法：

1.打开并登录腾讯文档（https://docs.qq.com），点击“十”号，新建收集表。

2.在打开的界面中提供了大量的模板供用户选择，选择需要的模板即可。当然，也可以新建“空白收集表”，根据自己的需要设置收集主题和问题。

3.设置好“在线收集表”后，再设置收集的截止时间、是否允许填写人修改结果提交多份等，然后点击“发布”。

4.此时，咱们就可以把设置好的表单链接分享给各分公司人员，当他们填写信息之后，只需点击“收集结果”按钮，即可自动汇总成Excel表，查看、导出、复制、修改等任君选择，是不是非常方便。

友情提示：腾讯文档是一款可多人协作的在线文档，可以完成不同场景下的信息收集、记录和整理，支持Word、Excel和PPT等多种文档格式。与其类似的工具还有阿里出品“语雀”（https://www.yuque.com）和金山办公出品的“金山文档”（https://www.kdocs.cn）。

二、在Word中快速制作“签到表”

当Sunny小姐姐正勤奋地在Word中录入参会单位名单和参会人员名单时，Tommy经过她身旁问：“你这是在做什么？”，Sunny小姐姐回道：“做签到表啊！”。

Tommy扶额叹了口气，说：“把会议通知中的参会单位名单稍加处理，就可以秒变‘签到表’了，你不知道吗？”。

操作方法：

1.首先，把参会单位名单复制到Word中，按【Ctrl+H】打开“查找和替换”对话框。

2.在“查找内容”中输入“、（顿号）”（注：这里根据文档中的间隔符号进行填写），在“替换为”中输入“^p（段落标记）”，点击“全部替换”按钮。

3.将鼠标光标定位在开始处，按【Enter】键添加空行。然后全选所有内容，点击【插入】-【表格】-【文本转换为表格】-【确定】，签到表的雏形就出来了。

4.选中整个表格，点击【布局】-【合并】-【拆分单元格】，对单元格进行拆分，然后录入表头内容。

5.最后，按【Ctrl+Shift+Enter】组合键在表格上方插入空行，录入表格标题，签到表就大功告成了。

效果如下：

三、利用微信“群发助手”快速发送会议通知

Sunny小姐姐深吸一口气说：“前两个大麻烦终于解决了，但是，还有个大难题，需要挨个儿给各参会人员发送会议通知，这太费时了”。

Tommy掏出手机说：”直接用“群发助手”就好啦，可以一次发送，多人同时收到，而且是私聊的效果哟，既便捷又体现了尊重”。

操作方法很简单：

在微信搜索“群发助手”，然后选择要发送通知的对象，在内容框中录入要发送的信息，发送即可。

友情提示：用群发助手发出去的通知，在个人聊天记录里是不会出现的，所以重要信息应该注明“收到请回复”，以确认参会人员是否都获悉这条消息。

以上就是今天的全部内容啦！如果觉得文章有启发，点个“在看”吧！么么哒！

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