编按：

哈喽，大家好！平时我们做表的时候，难免会遇到数据繁多、杂乱的情况，今天要给大家分享的是一个excel中整理数据的神功能——分类汇总，它能3秒解决数据“脏、乱、差”的问题，让你的数据焕然一新，赶紧来看看吧！

当工作表中的数据比较繁杂时，可以在对关键字进行排序后，通过分类汇总的方法对数据进行分析，如统计某部门的员工数量、某业务员的业绩情况等，对于经常用Excel处理数据的人来说，分类汇总是一个必不可少的技巧，它可以让很多工作事半功倍。

话不多说，下面通过某销售公司的订单信息来学习分类汇总的知识。

一、创建多字段和多汇总方式的分类汇总

某销售公司需要将一段时间内的订单信息列举到工作表中，现在需要根据员工信息，统计出其订单的总金额，同时将该员工相同的商品订单信息进行归类、汇总、计数，使数据更加条理化，方便查询。

在进行分类汇总之前，首先需要对工作表的数据进行两重条件的排序。如下图所示，如果在根据“经手人”字段创建“总金额”字段的求和分类汇总之前，没有先对“经手人”字段进行排序，这就会导致当相邻记录并不是同一经手人时，它们会分别产生一个汇总项。这样非但不能看出每一个“经手人”的“总金额”汇总数据，反而会使表格数据显得更加凌乱。

我们的需求首先是根据员工信息统计其名下订单的总金额，其次是把该员工名下相同的商品订单信息进行汇总，这可以通过先创建一个“经手人”字段的“求和”分类汇总，然后再创建一个“商品名称”字段的“计数”分类汇总来实现，具体步骤如下：

①  选择数据区域任意单元格，在“数据”选项卡中单击“排序”按钮，选择“自定义排序”，分别以“经手人”和“商品名称”作为关键字，对数据表进行排序。单击“确定”按钮关闭对话框。

②  在“数据”选项卡中单击“分类汇总”按钮。

③  在弹出的对话框的“分类字段”中选择“经手人”选项，“汇总方式”默认“求和”，在“选定汇总项”列表框中选中“总金额”复选框，再单击“确定”按钮。

在创建分类汇总的时候，分类字段可以是表格中已有的任意字段，我们在实际操作时，应选择具有实际分类意义的字段进行分类。而汇总的类型决定了汇总行中汇总字段的值，如上表中汇总的“总金额”用的就是“求和”的汇总方式。

④  再次打开“分类汇总”的对话框，将“分类字段”设置为“商品名称”选项，“汇总方式”设置为“计数”，汇总项设置为“商品名称”，取消选中“替换当前分类汇总”复选框，并单击“确定”按钮。

⑤  一个多字段多方式的分类汇总就做成了。

无论是单独创建多个分类字段的分类汇总，还是包含多种汇总方式的分类汇总，都需要执行一次分类汇总创建的操作过程，这其中的关键在于必须取消选中“替换当前分类汇总”复选框，否则，新的分类汇总将替换原来的分类汇总，无法达到多种分类汇总共存于同一数据区域的目的。

二、快速查阅汇总结果

对工作表进行分类汇总，是为了更方便的查看每种类别的汇总数据，经过分类汇总后的工作表通常需要隐藏无用数据或显示明细数据。

现在需要在销售公司的订单信息汇总表中隐藏“洪七公”的明细数据，我们选择“洪七公汇总”区域，在“数据”选项卡中单击“隐藏明细数据”按钮，或者单击左侧对应的“－”按钮，就可隐藏该类别下的明细数据，仅显示汇总行的数据。

同样，如果需要显示被隐藏的明细数据，可选中该汇总行，然后在“数据”选项卡中单击“显示明细数据”按钮，或单击汇总行左侧的“+”按钮，就可显示该类别下的明细数据。

在创建了分类汇总或分级显示数据的表格中，工作表左侧将出现“分组级别”任务窗格，在窗格上方会显示当前表格的分组级别，单击相应的级别按钮，可以显示该级别的数据，以及隐藏下一级别的数据。

三、按类别将汇总结果分页显示

分类汇总可以非常方便的对数据进行“条件统计”、“条件求和”等分析，如果需要将数据按类别分别打印到不同页上，比如按员工信息，分别打印出每位员工的订单信息，就可以通过分类汇总实现。

操作步骤：单击“数据”选项卡，选择“分类汇总”，在分类字段中选择“经手人”，汇总方式选择“求和”，在选定汇总项中勾选“总金额”以及下方的“每组数据分页”复选框，再单击确定按钮。这样一来，表格会根据员工信息自动插入 “分页符”，通过打印预览即可看到效果。

四、删除分类汇总

对数据分析完后，为了方便后续对数据的引用和计算，我们可以在不影响表格数据的前提下，删除分类汇总的功能。

我们可以在创建了分类汇总的数据区域中选择任意一个单元格，在“数据”选项卡下单击“分类汇总”按钮，在打开的对话框中单击“全部删除”按钮即可。

OK，今天我们介绍了分类汇总功能，聪明的你有什么别的想法，欢迎留言。

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