小编有话说：小编看到很多小伙伴很努力地学习excel，想要提升自己，但是每次一放下教程自己就做不出来了。这就是因为大家都只在埋头学习实操，却忘了停下来看看这些操作里包含的原理。今天给大家分享一篇有独特视角的教程，学完后你自己也可以设计表格。

之前给大家推送过很多实操性的教程，大家仿照着或许可以做出来，但是授之以鱼不如授之以渔，今天主要告诉大家表格制作的一些理论知识，学会这些，大家自己也可以设计表格。

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表格打印前先设置格式

记得我刚入职时，主管让我把一份清单打印出来。我打开文档、打印，然后屁颠屁颠的把文档交到他面前。

他皱着眉头，咆哮道：“这表格怎么没排版？！这叫人怎么看！至少要有个边框吧，你看这一坨都什么东西！？”那是一个开放的大办公室，一百几十号人看着我，让我尴尬得无地自容。 

从此我就知道了打印表格之前一定要先设置格式：先把隐藏的数据显示出来，添加边框，调整字体、字号，预览确认无误后再打印。这些步骤一个都不能少，多么痛的领悟！

说明

没有设置格式就打印表格，你分不清数据的行和列；而简单地设置边框之后则每行数据都一目了然。

那下面我就来给大家详细讲解，如何设置格式，才能让看表格的人快速看懂我们的表格。

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如何设置表格格式

做出美观易懂的表格并不需要掌握很复杂的 Excel 技能，关键在于认识到问题所在。确保最大可读性的一些要素和建议：

2.1字体

Excel中为我们提供了非常多的字体，总结起来就两类，衬线字体和无衬线字体，对于中文我更喜欢使用【微软雅黑】字体，英文则采用【Arial】字体，这些都是无衬线字体，看起来更加的简洁。

2.2对齐

参差不齐的数据让人很难快速看懂表格要表达的含义。在excel里我们只需要多花一秒钟，就可以让字符对齐，却为查看表格的人，节省了非常多的时间。

2.3颜色

配色要协调，了解一些色彩心理学，无疑会让我们制作的表格更出彩。而在 Excel 表格设计中，一个简单的技巧就是采用【主题颜色】面板中同一列的颜色来设置表格的边框、字体颜色、填充颜色。这样可以使表格整体给人以协调、和谐的感觉。

特别注意，普遍认为纯色显得刺眼，你应尽量避免使用纯红色、纯紫色；颜色过多也会让人感觉到不舒服，毕竟我们的表格不是色盲测试卡。

2.4边框

相信你看了前面我出的洋相，就已经明白，加边框多重要了。但是，设置线框、边框颜色时候也不要喧宾夺主，我常常采用较细的线条、比文字淡的颜色来弱化线框对表格内容的视觉冲击。

2.5行高、列宽

以能显示全部信息为原则设置行高和列宽，而用自动适应的列宽总是能显示每列内所有内容。

2.6标题与汇总

一个表格的标题，正是表达制表人观点的地方，突出的标题可以让查看表格的人立马看懂你要表达的意思。对表格的标题和汇总行突出显示，能帮助读者快速从标题和汇总行中获取信息。

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制表的其它小技巧

Excel 里面的小窍门还不止上面说到的这些，我所知道的还有下面几点：

3.1取消筛选和隐藏

含有筛选或者隐藏行、隐藏列的表格，容易给对方带来误解“好像不对啊，怎么只有这么点数据？”发送数据前最好先取消筛选和隐藏。

3.2隔行填充颜色

隔行填充颜色能对数据行进行视觉上的区分，让对方更容易获取信息。

3.3顺着填写顺序排列字段

对于需要录入数据的表格，字段的排列顺序也是要考虑的因素。如果字段顺序设置不当，别人录入数据的时候需要在不同的列中来回切换，体验很不好，录入效率低。从票据中录入数据的时候，这个问题最为突出。

3.4如有必要，先排序

大部分情况下，领导更关心的是“哪样多了？哪样少了？”递交给领导的表格，根据实际情况排序，能节省领导的查看时间。

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设置格式后的表格效果

阿秀是我们兄弟部门的主管，有一次她说“你看，我现在每天要给客户提供数据报告，客户肯定是想一眼就看到当天的坏品记录的数量和不良率，不用一千多行的数据明细里面找来找去，那要怎么设计才能达到这个效果呢？”

后来我和阿秀一起，设计了一个这样的报告：

说明

<1>调整关键信息到表头，让客户一眼就可以看到；

<2>用醒目的颜色标记客户关心的数据（不良数据）；

<3>稍作美化，使表格更加美观。

总结：设计表格就像是设计产品，我们用合理设计的表格，提供便利，节约对方的时间，让对方感觉得到我们的专业。学习Excel，功夫在Excel外。不要光是盯着那几个菜单去学习 Excel ，而是思考业务逻辑和客户需求，再去运用 Excel 提供的功能与技巧。

以上都是我使用 Excel 制表的总结和感悟，希望对你也有所帮助。

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