编按：

提起Word长文档排版，许多人都很恐惧。几十甚至上百页的文档内容，经常让人手忙脚乱，甚至被视为Word排版的一大难关。今天给大家分享Word长文档中的一些排版技巧，希望能帮助到各位。

我有一个叫Sunny的邻桌女同事。

她向来把机械键盘打得啪啪作响，动作果断利落，工作效率也奇高。

但是，就在昨天突然安静了一个下午，我略感不适。用余光瞄了她一下，发现她正在愁眉哭脸的编辑一份Word文档。

她说道：“好家伙！老板突然丢给我一份48页的Word文档，让我排个版发给他，然后转发给客户打印。弄了大半天，马上都快下班了，还没弄好”。

我咧嘴一笑说：“略表同情，祝你尽早完工。”

她狠狠瞪了我一眼，让我硬生生地把嘴边的“加油”二字咽了回去。
长文档排版，真的就那么难吗？

为什么要排版

文字是传递信息的一种重要途径，一篇文章无论撰写得多么华丽精彩，如果版面缺乏条理、层次和结构等，就没有呼吸感。

密密麻麻的文字，会让阅读者感到不适，又怎能指望读者从中快速了解你要表达的思想呢？

我们交付的东西更是我们内在的外显，别人从文档中感受到的印象比名片上的职位更直观、更有说服力。

所以，排版是为了交付更好的自己。

排版思路

我们排版，仅仅是为了排版吗？

当然不是！排版和校对是密不可分的好兄弟，当老板喊你排版的时候，他是不是也默认你会校对并修改内容呢？

因此，这里要介绍的一种思路：一个人就是一支队伍。

顾名思义，你是一个人，但你又不是一个人。你不只是排版者，还是读者、编辑和校对者。

所以，当我们排版一篇长文档时，脑子里要先有一个基本思路。

思考

当排版长文档的时候，我们必须面对的问题。

长文档的特点：

①它长、很长、非常长

②内容多、很多、超级多

③层级多、很多、超级多

④结构乱、很乱、超级乱

⑤烦、很烦、超级烦

与之对应，我们要解决的问题：

①如何建模

②如何快速定位

③如何快速排版

④如何查看有无错别字

⑤关注“word精品教程”微信公众号，学会就不再烦啦！

一、建模

在文档排版之前，可以先进行基础的设定，即“设为默认值”的建模大法，可让后续排版事半功倍。

1.“页面设置”设为“默认”

双击页面上方或左侧的标尺，打开【页面设置】对话框，根据实际情况对页边距、纸张、页面版式等进行设置，然后点击【设为默认值】按钮。

2.“字体”、“字号”等设为“默认”

按【Ctrl+D】键，打开【字体】对话框，对字体、字号进行设置后，点击【设为默认值】按钮。

这样，我们每次新建的Word文档都会保持设定的参数啦！不用再逐一手动设置了！

省下来的两分钟，刚好够Sunny小姐姐涂个唇釉！

二、排版

Sunny小姐姐来回甩了几次紧握鼠标的右手，美甲上金色的小星星们blingbling的。

天上的星星都有天文坐标系来定位，区区Word文档会没有吗？

来！先走一波键盘快速定位。

1.快捷键快速定位法

Home ：光标移动到所在的行首

End：光标移动到所在的行尾

Ctrl+Home：光标移到文档的开头

Ctrl+End：光标移到文档的结尾

Page up：光标向上移动一屏

Page down：光标向下移动一屏

Ctrl+G：一秒召唤“定位”，目标随你定

Ctrl+F：一秒召唤“导航”，定位想要的关键词

左手键盘、右手鼠标，两手配合，一键直达！

2.批量设置标题样式

选中某一个章节标题，点击【开始】-【编辑】-【选择】-【选择格式相似的文本】，即可将全文所有章节标题选中。

选择【开始】-【样式】组中的“标题1”，即为所有章节应用标题1样式。

小tips：文档中的二级标题、三级标题等内容可使用上述相同方法分别设置对应的样式2、样式3......。

3. 快速将标题分到每一页

选中所有一级标题，点击鼠标右键，选择【段落】，在打开的对话框中选择【换行与分页】，勾选【段前分页】复选框，单击【确定】按钮即可快速将所有章节分页。

4. 从第2页开始插入页码

选择【插入】-【页码】-【页面底端】-【普通数字2】。

然后选中第2页的页码，单击鼠标右键，选择设置页码格式，在打开的对话框中设置“起始页码”为0，此时第2页页码就变为1了。

最后在【设计】栏中勾选“设置首页不同”复选框，这样首页的页码就消失了。

三、检查

Sunny长叹一口气，喃喃自语：终于看见了曙光。最后再检查一遍，完工。

点击【审阅】-【拼写和语法】，打开【编辑器】，在编辑器中会对有拼写、语法错误、错字和漏字等内容进行提示，以便咱们确认。

若确认无误，点击【忽略】按钮即可。

如果是某字、某词组、某句内容等需要批量修改，则可以使用“查找和替换”功能，一次性对全文进行替换修改。

小tips：文档中如果有错别字或是语法错误时，文字下方会出现波浪线进行提示。

四、定稿

当Sunny起身时，我扭头望了望这个因为完成工作而长舒一口气的姑娘。

不经意间看到她微信对话框中发给老板的Word文档，我倒吸了一口凉气。心里暗暗地想，不知道客户有无使用我们公司常用的字体。如果没有的话，打开文档之后，估计乱糟糟的，排版了也白排了吧！

我犹豫了几秒，开口跟Sunny说，可以将文档中使用的字体嵌入文件中，这样能最大限度减少因为缺失字体而产生的错乱情况。

点击【文件】-【选项】-【保存】-【共享该文档时保留保真度】，勾选“将字体嵌入文件”复选框。

或者再给老板发个PDF版本，保证绝不会出错。

点击【开始】-【导出】-【创建PDF/XPS文档】，然后选择保存的路径即可。

好了，今天的分享就到这，快动手试一试吧！

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