由打卡记录一键生成考勤汇总表，加班迟到早退全统计好！（上）
作者：ITFANS来源：部落窝教育发布时间：2022-11-30 16:53:31点击：18583
编按：
如何快速将考勤打卡机导出的打卡记录表整理汇总成考勤统计表，让每位员工的出勤天数、迟到、早退、加班情况一目了然？你需要设计制作一个考勤汇总模板文档——有了它就可以一键生成需要的汇总统计表。本篇介绍如何绘制汇总表、如何整理打卡数据，位自动统计打下基础。
每到月底，让人抓狂的事情就很多……
比如每个月底最让小青头疼的就是公司的考勤表汇总。她是一家小公司的HR，每个月都要制作考勤汇总表。
公司使用的是指纹考勤机，月底虽然可以从机器里导出员工打卡记录文件（xlsx格式，每天一张工作表），但是机器导出的数据只有员工编号和对应的打卡时间。
原始数据：打卡记录
小青需要将每日打卡记录工作表中的原始数据，整理并汇总生成如下考勤汇总表，直接反映出员工的迟到早退、加班金额：
汇总表效果
对比打卡记录表和汇总表，小青需要做的事包括：
1.绘制每月的考勤汇总表
2.整理每张打卡记录，使其满足汇总表的需要
1）将员工编号与姓名对应，便于按姓名汇总；
2）根据打卡时间并结合公司考勤规则判断考勤状态：正常、迟到/早退、加班；将打卡时间与考勤状态组合成一个综合考勤值，如“08:56:39（正常）”；
3）判断打卡时间的归属时段：9点段（开始上班）、18点段（开始下班）、19点段（开始加班）；
4）将每个人每天的综合考勤值，如08:56:39（正常），按打卡时间分别归属到对应的时段（9:00、18:00、19:00）下；
5）计算当日的出勤奖罚合计金额：迟到/早退罚款+加班奖励。（如果您的公司在汇总阶段不合计两者，可以分别列出迟到/早退罚款、加班奖励。）
3.将整理后的30张打卡记录数据汇总到汇总表中
因为每个月导出打卡记录数据非常多，又没有模板可用，所以月底时小青总会通宵加班干这事！
下面我们来设计汇总模板实现一键汇总，彻底告别加班。
汇总表绘制
Step1：新建并保存为xlsm格式
新建一个Excel文件，将sheet 1工作表重命名为“汇总表”。保存文件，命名为“汇总表模板”，格式为xlsm（Excel启用宏的工作簿）。
之所以选择启用宏的格式，是因为后续我们要使用VBA代码。
Step2：自动填充日期数据
在A1单元格输入“2022年11月考勤汇总表”字样，选中A1:G1，设置对齐方式为“跨列居中”，这样可以在视觉上实现合并单元格的效果。注意：“2022年11月考勤汇总表”中的年必须是四位数，月必须是两位数，不足位数的在前面加0占位，如2月，就写成02月。
在D2单元格输入公式“=MID($A$1,1,4)&MID($A$1,6,2)&"01"”生成与打卡记录表名称一样的日期。将公式向右填充到G2单元格，完成第一天日期数据的填充。
公式解析：
用MID函数分别提取A1中前四位数字“2022”，第6、7位数字“11”，并使用“&”符号将字符“01”和它们连在一起组成“20221101”，表示第一天。
重要提醒：
汇总表中的日期与打卡记录表名称尽可能（非必须）保持一致！可能的话，应根据导出的打卡记录表名称样式来写公式生成日期。
譬如，打卡记录表名称是“2021-11-01”，则D2单元格公式=MID($A$1,1,4)&"-"&MID($A$1,6,2)&"-"&"01"。
定位到H2单元格输入公式“=D2+1”，向右拖至K2单元格，完成“20221102”的填充。选中H2:K2区域，向右拖直到生成四个“20221131”为止。生成“20221131”是为了满足所有月的需要。
通过当前公式设置，如果A1中的年份和月份修改了，则第二行的日期会自动更改。
Step3：填充星期数据
下面根据第二行的日期，在第三行加上对应的星期数据。
在D3输入公式“=TEXT(DATE(MID(D2,1,4),MID(D2,5,2),MID(D2,7,2)),"aaaa")”，向右填充。
公式解析：
用MID函数分别从D2单元格中提取3组数字，然后用DATE函数将其转化为标准的年月日形式的日期，接着在外层套用TEXT函数获得日期对应的星期数。
Step4：填充第四行
第四行内容包括姓名、编号、当月扣款/加班、当日扣款/加班，以及三个时段9:00、18:00、19:00。
Step5：输入员工姓名和编号
根据花名册录入员工姓名和编号。（后续各月可以根据员工离入职实际，增删、修改姓名和编号。）
保存文件。到此已经绘制好汇总表。在完成数据整理后，我们还会返回此表中进一步设置公式实现自动汇总。
建立打卡数据整理模板
Step1：新建整理模板表
继续在当前文件中工作。
新建一个名为“整理模板表”的工作表。接着打开打卡记录文件“202211.xlsx”，将“20221101”表的内容全选复制，粘贴到“整理模板表”中。关闭“202211.xlsx”文件。
Step2：建立整理后表格样式
在I:M处建立整理后的表格样式。C:H列暂时空着便于后续建立辅助列。
定位到I2单元格输入公式“=IFERROR(汇总表!A5,"")”并下拉填充（下拉填充行数应该超过当前最大员工数20%及以上，以应对今后可能的员工人数增长，增强模板的适用性），将“汇总表”中的所有员工姓名获取过来。
Step3：将编号和员工姓名对应
在C列创建“姓名”辅助列。
定位到C2单元格输入公式“=LOOKUP(1,0/(汇总表!B$5:B$200=A2),汇总表!$A$5:$A$200)&""”，下拉公式完成编号和人名的对应。
重要提醒：
公式下拉填充行数应该比平常单日考勤最大行数多20%及以上，增强模板的适用性。切记！切记！切记！譬如，日常单日最大考勤量是150行，这里就可以下拉填充到C200。
文章后续提到的公式下拉填充都如此办理。
公式解析：
这是一个典型的LOOKUP精确查找套路公式。不理解的小伙伴可以查看文章《LOOKUP函数用法全解（上）——LOOKUP函数的5种用法》。
Step4：打卡时段归类
打卡时间需要归类在三个时间段中。（如果一天四次打卡，加上加班时段，则要归属为五个时间段。）
<18点,归于9:00段（上午）
≥18点≤19点，归于18:00段（下午）
其他，归于19:00段（加班）
在D列新建“归属时段”辅助列。
在D2单元格输入公式并下拉填充：
=IFS(B2
公式解析：
采用IFS函数进行多条件判断。函数公式=IFS(条件1, 值1, [条件2, 值2 ], [条件3, 值3]...)。符合某个条件，就显示某个值。
如果读者的版本低不支持IFS函数，也可以使用IF函数，公式：
Step5：生成综合考勤值
在E列建立“考勤状态”辅助列。在G列和H列建立时间段与状态对应列，方便查找。
时间段和状态对应列是根据考勤规则建立的：
0:00:00到9:00:00之间打卡，正常上班；
9:00:01到17:59:59之间打卡， 迟到或者早退；
18:00:00到19:00:00之间打卡，正常下班；
19:00:01及以后打卡，加班。
定位到E2单元格输入公式“=TEXT(B2,"hh:mm:ss")&"("&VLOOKUP(B2,$G$2:$H$5,2,1)&")"”，下拉公式生成打卡时间+考勤状态的综合考勤值。
公式解析：
TEXT函数将B2单元格的数值显示为“时分秒”样式的文本。使用VLOOKUP函数进行分区段模糊查找得到状态值。VLOOKUP分区段模糊查找可以看《多条件判断，劝你用VLOOKUP函数模糊查找取代IF函数的一长串公式！》。最后使用“&”将时间和状态以及括号连接起来。
Step6：计算当次打卡的扣款/加班补助
公司考勤规定：
打卡时间在19:00:01及以后的为加班；每小时加班补助10元，超过1小时不足2小时的，四舍五入到整数进行补贴。
迟到/早退则每次扣10元。（这里简化了，实际可能根据迟到或早退的时长不同，扣款金额不同。）
定位到F2单元格输入公式并下拉填充：
=IFS(VLOOKUP(B2,$G$2:$H$5,2,1)=$H$2,"",VLOOKUP(B2,$G$2:$H$5,2,1)=$H$3,-10,VLOOKUP(B2,$G$2:$H$5,2,1)=$H$5,ROUND((B2-TIME(19,0,1))*24,0)*10)
公式解析：
ROUND((B22-TIME(19,0,1))*24,0)，用来获得四舍五入后的加班小时数。为何要乘以24？因为时间，如“18:00:02”，在Excel中的本质是一个以天数为单位的小数“0.7500231”，只有乘以24后才得到小时数。
Excel低版本读者也可以使用如下公式：
=IF(VLOOKUP(B2,$G$2:$H$5,2,1)=$H$3,-10,IF(VLOOKUP(B2,$G$2:$H$5,2,1)=$H$5,ROUND((B2-TIME(19,0,1))*24,0)*10,""))
如果公司的考勤规定迟到早退的时长不同扣款金额不同，则需要在公式中计算迟到或早退时长，然后套用Vlookup函数进行分区查找获得不同的扣款金额。
Step7：合计员工当天扣款/加班补助金额
定位到J2单元格输入公式并下拉填充：
=IF(SUMIF($C$2:$C$200,I2,$F$2:$F$200)<>0,SUMIF($C$2:$C$200,I2,$F$2:$F$200),"")
公式解析：
这里使用SUMIF函数，以$C$2:$C$200为条件区域，以I2的姓名作为条件，合计F列的金额。注意公式中的数据区域大小，如果公司有500人，每天打卡两次，很显然至少$C$2:$C$1001才合适。
外层嵌套IF函数的目的是让没有扣款/加班金额的显示为空。
如果不需要显示为空，则公式更简单，=SUMIF($C$2:$C$200,I2,$F$2:$F$200)。
扩展需求
如果您的公司在汇总阶段不合计两者，可以分别列出当日迟到/早退罚款、当日加班奖励。当日迟到/早退罚款公式：
=IF(SUMIFS($F$2:$F$200,$C$2:$C$200,I2,$F$2:$F$200,"<0")<>0,SUMIFS($F$2:$F$200,$C$2:$C$200,I2,$F$2:$F$200,"<0"),"")
当日加班补贴公式：
=IF(SUMIFS($F$2:$F$200,$C$2:$C$200,I2,$F$2:$F$200,">0")<>0,SUMIFS($F$2:$F$200,$C$2:$C$200,I2,$F$2:$F$200,">0"),"")
Step8:提取综合考勤值
下面将综合考勤值归属到三个时段下。
定位到K2单元格输入数组公式按Ctrl+Shift+Enter 结束，然后向右向下填充：
=IFERROR(INDEX($E$1:$E$200,MATCH($I2&K$1,$C$1:$C$200&$D$1:$D$200,0)),"")
公式解析：
这是一个典型的INDEX嵌套MATCH函数引用数据的公式，不明白的可以看文章《INDEX:函数中的精确制导导弹，最强大的瘸子》。
保存文件。
至此，整理模板表已经完成。只要将表中C~M列内容粘贴到其他打卡记录表中，即可自动完成整理。
为了省事，我们用VBA代码来做这种批量复制粘贴操作。
Step9：用VBA代码批量处理其他打卡记录表
打开打卡记录文件“202211.xlsx”，接着切换到打开的“汇总表模板xlsm”,按住Ctrl键依次选中“汇总表”和“整理模板表”，右击选择“移动或复制工作表”。
在弹出的“移动或复制工作表”对话框中，工作簿选择“202211.xlsx”；位置选“20221101”，表示将上述需要移动的两个工作表放置在此表之前；勾选下方“建立副本”。
单击“确定”，关闭对话框后，“汇总表”和“整理模板表”附加到当前的“202211.xlsx”文档中。接着另存文件，将文档保存为启用宏的“11月汇总表.xlsm”。
关闭“汇总表模板.xlsm”文件。
按Alt+F11打开VBA编辑器，单击“插入→模块”命令，粘贴下列代码，生成一个名为“遍历工作表”的宏。
Sub 遍历工作表()
'如果工作表名称不包含“表”
For Each sh In Workbooks("11月汇总表.xlsm").Worksheets
If Not sh.Name Like "*" & "表" & "*" Then '如果工作表名称不包含“表”
sh.Select
For i = 3 To ActiveWorkbook.Worksheets.Count
Sheets(2).Range("C1:M200").Copy ActiveWorkbook.Worksheets(i).Range("C1:M200")
Next
End If
Next
End Sub
代码解释
代码中使用“FOR EACH”语句来遍历工作簿，并排除名称中包含“表”字的工作表（即汇总表和整理模板表）。设置变量“i”等于3，表示从排位第3的工作表（即每月第1天的工作表）开始粘贴；粘贴的内容复制自排位第2的工作表（Sheets（2），即整理模板表）的“C1:M200”区域。这里的数据区域大小需要根据前面公式实际填充来修改，譬如公式填充到1000行，则修改为“C1:M1000”。
关闭VBA编辑窗口并保存文件。
然后单击“开发工具”菜单下“宏”按钮，在弹出的“宏”对话框中选择“遍历工作表”，单击“执行”，即可完成所有打卡表的自动整理。
宏对话框
自动整理后的“20221101”工作表
保存文件。
接下来需要做的是返回到“汇总表”工作表中进行公式设置，完成整个模板的搭建。由于篇幅原因，我们下篇再来给大家讲解。
本文配套的练习课件请加入QQ群：902294808下载。
做Excel高手，快速提升工作效率，部落窝教育《一周Excel直通车》视频和《Excel极速贯通班》直播课全心为你！
扫下方二维码关注公众号，可随时随地学习Excel：
相关推荐：
优秀员工组别查找？INDEX、OFFSET、LOOKUP……我有100个函数可以解决这个问题
版权申明：
本文作者ITfans；同时部落窝教育享有专有使用权。若需转载请联系部落窝教育。