世纪难题:Excel合并单元格后如何筛选
作者:部落窝教育来源:部落窝教育发布时间:2018-05-17 10:32:34点击:5926
小编有话说:最近在学习群里,看到有小伙伴提问,合并后的单元格如何实现筛选功能。今天小编就给大家分享一种复制粘贴和方法解决这个问题,另外还会给大家分享一种合并单元格的不错的替代方式。相信大家学完会受益匪浅哟。
在大家日常的工作中,经常会用到合并单元格,然而合并单元格其实只是美化了表格,它会使我们后续的统计工作遇到很多麻烦,今天就给大家提供两个解决这个问题的思路。
1、 合并单元格的基本操作方法
在讲解合并单元格容易出现的问题之前,我们先来了解一下合并单元格是如何创建的。
如下所示的表格,第一列有好几个相同的部门,我们就可以进行合并。
选中需要合并的表格区域。
点击“开始”选项卡下的“合并后居中”按钮。
会弹出一个对话框,如下所示,这句话的意思是,单元格合并后,只留下了左上角单元格的内容和地址,后面或者下面的其他单元格都变成空单元格。相当于这里合并后,A4、A5单元格都是空值。直接点击确定即可。
根据上面同样的方法,依次合并“人事”和“总裁办”单元格。我们可以看到最终结果。
2、 合并单元格后出现的问题
月末,公司设计总监来找到财务要设计部门的工资表,我们需要从表格中筛选出设计部。
选中表格区域,表格上方标题栏不选。
点击“数据”选项卡“排序和筛选”组里的“筛选”按钮。
点击“部门”列表的下拉菜单,选择“设计”部。
思考一个问题,为什么此时表格里设计部只出现了大头一个员工的工资?别告诉小编是因为大头上班最用功哈。
其实答案在前面的讲解中就已经写出来了,合并单元格只保留左上方单元格的内容和地址。如果你对这个说法持怀疑态度,我们可以取消合并看看结果。
选中合并的单元格。
点击“开始”选项卡下“合并后居中”按钮的下拉菜单,点击取消合并。
得到的结果如下,此时可以看到,取消合并后,之前被合并的单元格,都只保留了第一个单元格的内容,下面的其他单元格都是空单元格。
3、如何解决这个问题
下面和大家一起来解决这个问题。
选中合并单元格A3-A10。
按复制快捷键“ctrl+C”,然后点击任意空白单元格,按粘贴快捷键“ctrl+V”。这个操作是为了保留原来合并单元格的格式和大小。
然后再选中原来表格中的合并单元格A3-A10。
点击“开始”选项卡下的“合并后居中”下拉菜单,单击“取消单元格合并”。
此时可以看到取消合并后的结果。
保留A3-A10的选择状态,按定位快捷键“ctrl+G” ,在弹出对话框中选择“定位条件”按钮,在“定位条件”对话框中勾选“空值”。(因为在前面的教程中我们已经讲过定位功能,这里就不多说了,链接在这里:http://www.itblw.com/graphic/a90378b94339bf082a8cb03766a8f9ac.html)
此时可以看到所有空值都被选中了,结果如下。
直接在编辑栏输入“=A3”(A3表示第一个非空单元格)。
按“ctrl+回车”,将公式填充到所有空单元格。
选中A3-A10单元格区域,按“ctrl+C”复制,然后在原区域内选择性粘贴为值,这个操作的目的是为了固定公式结果(选择性粘贴我们前面有专门的教程讲过,还不熟悉的小伙伴点击链接再去看一下:http://www.itblw.com/graphic/9705f75134b7fcaf0a5de48c8b1beeec.html)。此时我们点击A4单元格,可以看到编辑栏已经没有公式了。
选中前面复制粘贴出来的合并单元格区域A15—A22。
点击“开始”选项卡下的格式刷。
然后直接刷过A3—A10,就会看到A3—A10单元格区域又被合并了。结果如下。
分析一下,此时的A3—A10区域表面看起来还是被合并了,但其实此时是假合并(只有格式和大小是合并的样式),依然可以进行筛选操作。前面的步骤讲过筛选的操作方法,这里就不赘述了,筛选出设计部的结果如下。除此以外,我们还可以分别筛选出人事部、总裁办。
如果你不相信此时是假合并,可以尝试取消合并操作(这个前面的步骤也说过),我们直接取消A3-A10单元格的合并,看到如下结果。
记忆力好的小伙伴会发现,此时A4、A5、A7、A9、A10单元格里都有字符了,而前面的问题(不能筛选出整个设计部门)出现的原因就是因为合并单元格后只有第一个单元格有字符。
4、合并单元格的替代方式
如果我们的表格是纵向合并的,可以用上面假合并的方式解决问题,如果我们的表格是横向合并的,还可以用另一种方式。
选中需要合并的表头区域。
按设置单元格格式快捷键“ctrl+1”,弹出设置单元格格式对话框,在“水平对齐”下拉菜单中选择“跨列居中”。
这时候可以看到,标题的显示样式和合并居中后一样。
但是此时第一行的每个单元格之间并没有合并,仍然可以单个选中,比如下方我选中了C1单元格,但是我们可以看到表格上方的编辑栏是空的。因为我们前面输入标题是在A1单元格中输入的,此时只是让文字跨列显示在几个单元格中间,所以B1—G1单元格依然是空单元格。
这样做还有一个好处,如果我要在表格后面加一列工资项,直接在后面插入列,标题会再次自动居中。选中H列,单击右键,在下拉菜单中选择插入。
此时可以看到,标题栏再次自动跨列居中了。
如果使用合并居中的方式,必须先取消合并后,再选中单元格A1—H1进行合并居中。
这里只是用标题做了示范讲解,小伙伴们下来可以试一下,横向的单元格合并用“跨列居中”来代替,此时可以随意进行数据筛选。
今天这篇文章用一种复制粘贴的方式解决了合并单元格不能筛选的问题,明天的教程将会给大家讲解用增加辅助列和函数的方式解决合并单元格不好排序的问题。明天我们不见不散!跟着小编走,excel技能全都有。
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